Modèle de courriel-type pour prise de contact auprès d'un producteur d'actes de congres

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OBJET : Proposition d'indexation des actes de [CONGRES/JOURNEE D'ETUDE] dans Kinedoc.org
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Madame, Monsieur,

Bonjour,

Votre institution organise des évènements professionnels contributifs au savoir en Masso-kinésithérapie / Physiothérapie (MK/P).

KINEDOC.org est la base documentaire internationale de la MK-P francophone. Son accès est gratuit et sa gestion désintéressée avec le soutien d'un réseau de bénévoles.

L'équipe d'administration de KINEDOC souhaite que [ORGANISATEUR/PRODUCTEUR] s'associe au projet KINEDOC.org - www.kinedoc.org - une plate-forme internationale et gratuite de mutualisation des connaissances francophones en MK P.

Sous le patronage de la HAS (Haute Autorité de Santé en France), de l'AUF (Agence Universitaire de la Francophonie) et de l'A3-PM (Association pour la Promotion des Professions Para-Médicales), ce projet consiste en un partage documentaire bénévole reposant sur la participation à distance, notamment, d'éditeurs, d'universités et d'institutions francophones répartis sur 4 continents.

L'objectif du site est de valoriser les connaissances en MK/P et de permettre l'accès à une documentation qui n'est actuellement pas indexée.

Kinedoc permet en effet d'indexer et de téléverser (mettre en ligne) divers types de documentation :
  • publications (articles et ouvrages) ;
  • recommandations professionnelles ;
  • littérature grise (mémoires, thèses, notices...) ;
  • actes de congrès ;
  • textes officiels (législatifs et réglementaires).

Mais aussi d'établir des liens vers les organismes producteurs (éditeurs, IFMK, universités, organisateurs de congrès...) pour accéder aux documents payants ou non.

Ce fonds est actualisé en permanence par un réseau de professionnels et institutions.

En ce sens, nous proposons à [ORGANISATEUR/PRODUCTEUR] trois axes contributifs :
1) Indexer les actes de [CONGRES/JOURNEE D'ETUDE etc.] à partir de cette édition [ANNEE EDITION A VENIR]. Pour cela, il suffit juste d'informer les intervenants et participants de cette(ces) journée(s) de l'indexation des actes dans KINEDOC.org ;

2) Ouvrir les droits d'accès à l'interface d'indexation en ligne à un membre référent de l'équipe de [ORGANISATEUR/PRODUCTEUR] qui s'engage à indexer "au fil de l'eau" - au fur et à mesure des prochaines éditions et si possible en antériorité (éditions précédentes) les actes de [CONGRES/JOURNEE D'ETUDE] ;

3) Apposer un lien vers KINEDOC.org sur vos supports de communication et sites Internet.

L'indexation s'effectue de façon aisée, rapide, à distance via une interface disponible 24/24h et 7/7j à laquelle vous accédez via un identifiant et un mot de passe.

Deux grands principes d'indexation sont à respecter :
- le contenu doit être francophone ET intéresser la Masso-kinésithérapie / Physiothérapie
- l'indexation s'effectue selon une notice de référencement par acte de congrès - c'est-à-dire une fiche à renseigner pour chaque intervention de chaque intervenant ;

RQ: une formation ne peut-être considérée comme un acte de congrès.

Plusieurs supports dont des aides contextuelles symbolisées par un " ? " à cliquer vous accompagnent au fil du parcours d'indexation. Nous assurons par ailleurs une assistance à distance par courriel voire par téléphone dans le cas où vous rencontreriez des difficultés.

Un mini-site didactique a été mis en ligne : cf. http://congres.kinedoc.org.

Vous y trouverez une présentation du processus d'indexation et un modèle de contrat à fin de diffusion d'un contenu des journées qui pourra faciliter la gestion des droits d'auteur avec vos intervenants. Nous recommandons en effet le téléversement (mise en ligne) en version intégrale et à titre gratuit des supports d'intervention. KINEDOC permet cependant de limiter l'indexation au simple renseignement de la notice de référencement d'un acte de congrès sans mise en ligne du document intégral. Un lien de redirection vers un autre espace d'hébergement peut être apposé dans la fiche publiée.

Pour entrer dans la démarche, nous vous proposons d'ouvrir un compte d'indexation pour [ORGANISATEUR/PRODUCTEUR]. Cette démarche est entièrement gratuite. Pour cela, nous vous invitons à nous adresser par retour de courriel les informations suivants :

IDENTIFICATION DE L'INDEXEUR REFERENT POUR VOTRE INSTITUTION :
  • Prénom NOM :
  • Adresse email :
  • Téléphone :

Il nous faudra aussi renseigner la fiche descriptif de votre institution avec les éléments suivants à nous faire parvenir : 

DESCRIPTION DE L'INSTITUTION :
  • Nom de l'institution :
  • Adresse :

  • Code postal :

  • Ville :

  • Site Internet :

  • Numéro de formation :


  • Contact responsable institution :

  • Nom : 
  • Prénom : 
  • Adresse e-mail : 
  • Téléphone : 
  • Téléfax : 

ainsi que les informations relatives à [CONGRES/JOURNEE] :
  • Libellé exacte de l'évènement :
  • Périodicité :


En vous remerciant encore pour la considération accordée au projet KINEDOC.org, nous espérons avoir le plaisir de vivre avec [ORGANISATEUR/PRODUCTEUR] une coopération fructueuse pour la mutualisation des connaissances en MK/P francophone.

Dans l'attente de votre réponse, je me tiens à votre disposition pour vous apporter toutes informations complémentaires dont vous auriez besoin.

Bien cordialement

Pour l'équipe de KINEDOC.org

[VOTRE SIGNATURE]



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